Tips voor het aantrekken van sponsors

Sponsors aantrekken is meestal geen gemakkelijke opgave. Het aantrekken vereist een zorgvuldige aanpak en planning, veel geduld, doorzettingsvermogen en tot slot een beetje geluk. Om u te helpen sponsoren te vinden, hebben we enkele tips op een rij gezet.

Hoe kun je sponsoren aantrekken?

Er zijn geen vaste regels voor een goede aanpak, maar sommige punten blijken in de praktijk belangrijk en bruikbaar te zijn. Bedenk tijdig of uw project werkelijk geschikt is voor sponsoring, dat wil zeggen of u bereid en in staat bent de belangen van sponsors te behartigen en hen een aantrekkelijke beloning te geven. En onthoud, er is tegenwoordig een zeer nuttig alternatief voor sponsoring.

Dat een sponsorlogo op flyers, programmaboekjes en ander drukwerk staat is tegenwoordig bijna een gegeven, maar hoe aantrekkelijker en onderscheidend uw aandacht, hoe meer het voor u spreekt.

Wat u moet weten voordat u sponsors aantrekt

Zorg ervoor dat u volledig geïnformeerd bent over uw organisatie en/of project voordat u contact opneemt met een bedrijf. Alleen zo kunt u uw vraag professioneel en met de nodige overtuigingskracht presenteren. Daarnaast sta je klaar voor alle vragen. De volgende punten kunnen je helpen:

Waarom zoekt u sponsoren? Vertegenwoordigt u een instelling, vereniging of groep mensen? Of misschien een particulier?
Tot welk type activiteit behoort u en hoe zou u zich op dit gebied willen positioneren?
Wat is jouw “Unique Selling Point”? Dat wil zeggen, wat biedt u alleen aan en wat onderscheidt u van alle anderen?
Welke doelgroep heb je? Welk idee of concept zit er achter uw activiteit of instelling?
hoeveel betaalde medewerkers of vrijwilligers heb je?
Werk je met amateurs of professionals?
Heeft u eigen ruimtes beschikbaar en wie stelt deze ter beschikking?
Wordt u gefinancierd of gesubsidieerd door openbare of particuliere instellingen?
Heb je ervaring met het werken met sponsoren? Zo ja, hoe zag die samenwerking er precies uit?
Is uw organisatie erkend als algemeen nut beogende instelling?
Wat moet er precies ondersteund worden?
Wilt u uw huidige activiteiten behouden, uitbreiden of transformeren?
Staat er een speciaal project op stapel? Zo ja, wat is de doelgroep van dit project?
Zijn er in het verleden soortgelijke projecten geweest waar je al ervaring mee hebt opgedaan?
Hoeveel bezoekers/deelnemers verwacht je en wat voor media-aandacht verwacht je? Waarom?
Hoe ziet je exacte planning eruit en heb je je daar tot nu toe aan gehouden?
Welke risicofactoren zijn er en hoe groot is de kans dat deze risico’s zich voordoen?

Welke prestatie verwacht u van de sponsor?

Heeft u fondsen (geld), materiële middelen of de expertise van een sponsor nodig?
Als u geld nodig heeft, is dat dan voor projectmiddelen of algemene kosten?
Welk budget heb je gepland en hoe ziet het er in detail uit?
Heeft u de kosten en opbrengsten realistisch berekend?
Hoe zien de worst-case en best-case scenario’s er budgettair uit?
Welke andere inkomstenbronnen heb je en waar zou je nog meer gebruik van willen maken?
In welke periode heeft u een sponsor nodig?
Is een langdurige samenwerking denkbaar of is het een eenmalige samenwerking?

Wat kunt u in ruil bieden?

Hoe zichtbaar mag uw sponsor zijn op uw evenement?
Is er ruimte voor het logo van de sponsor op al het gedrukte materiaal?
Informeert u klanten, medewerkers, bezoekers en pers over de sponsorovereenkomst?
Mag een sponsor uw contact- en mailbestanden gebruiken?
Biedt u speciale voorwaarden aan de klanten en/of medewerkers van de sponsor?
Mag de sponsor uw pand gebruiken om hun evenementen te organiseren?
Wat kunt u een sponsor bieden dat niemand anders in deze vorm kan bieden?
In hoeverre heeft het bedrijf baat bij zijn betrokkenheid?

Wie komt in aanmerking als sponsor?

Werkt u met een of meerdere sponsoren?
Als u met meerdere sponsors werkt, is er dan een hiërarchie van sponsors (bijvoorbeeld hoofdsponsor, secundaire sponsor, etc.) en hoe verschillen de betrokken categorieën?
Welke bedrijven hebben dezelfde doelgroep als jij?
Welke bedrijven sponsoren al projecten die vergelijkbaar zijn met die van u?
Heeft uw project een lokaal, regionaal of nationaal niveau en verwijst het naar specifieke bedrijven?
Wilt u fabrikanten van bepaalde productgroepen uitsluiten als sponsor?
Sluiten sommige sponsors elkaar al uit, bijvoorbeeld omdat het concurrerende bedrijven zijn?
Met welke bedrijven heeft u of uw collega’s bijzondere relaties en kent u de beslissers daar?

Waar moet je op letten bij het kopen?

Nadat u bovenstaande punten heeft verduidelijkt, kunt u aan de slag met de sponsoraanvraag. Ook hier zijn geen specifieke regels voor, maar we raden aan om op een aantal belangrijke punten te letten:

Begin op tijd! De meeste bedrijven stellen hun budget eenmaal per jaar vast, aan het begin van het fiscale jaar. Daarom moet uw verzoek een jaar van tevoren worden ingediend bij potentiële sponsors, vooral bij grote sponsoractiviteiten;
Vermijd generieke bewoordingen en standaard wervingsteksten! De begroeting “Beste dames en heren” is niet uitgesloten bij het zoeken naar sponsoren. Vind de juiste contactpersoon, ken zijn functie in het bedrijf en de juiste spelling van zijn naam en functie;
Informeer je vooraf goed over het bedrijf, de producten en de bedrijfsfilosofie! Geef aan waarom je dit bedrijf direct hebt benaderd, waarom je (langdurige) commitment nuttig vindt;
Schrijf niet meer dan één pagina. Beperk je in de eerste brief tot een samenvatting van de belangrijkste punten. U kunt een gedetailleerde beschrijving van het project met een tijdlijn bijvoegen of het naar ons sturen als u geïnteresseerd bent, of nog beter – het persoonlijk afleveren;
Gedraag je niet als een bedelaar! U heeft immers iets terug te bieden dat voor een sponsor van belang kan zijn. Vermijd zinnen als: “Omdat de gemeente onze middelen heeft verminderd, zijn we nu op zoek naar sponsors.” U zoekt partners voor een project dat geschikt is voor sponsoring en u heeft daar goede redenen voor.

€
€