Sponsors zoeken, hoe doe je dat?

Stel dat u een goed idee heeft en dit wilt realiseren. Je hebt ook al vrienden en kennissen gevonden die je project willen steunen. Maar je hebt niet genoeg geld om ermee te rijden. Waar sponsors zoeken en vinden en de nodige financiële middelen?

Sponsoren, hoe vind je ze?

Nou, er zijn verschillende opties. U kunt bijvoorbeeld voor uw project een voetbalwedstrijd organiseren en de entree of het overschot uit de verkoop van drankjes en snacks gebruiken.

Maar het is handiger om bedrijven te vragen of ze willen optreden als sponsor van uw project. Sponsor is een Engels woord en betekent zoveel als een supporter met materiële geschenken:

het kunnen bijvoorbeeld contante bijdragen zijn die voor een duidelijk omschreven doel worden gebruikt. Op deze manier kunnen ook meerdere sponsoren bijdragen om het gewenste bedrag op te halen;
maar het kan ook een bijdrage in natura zijn, zoals een nieuwe vloer voor uw clubhuis, geschonken door een lokale vloerengroothandel.

Hoeveel geld heb je nodig?

projecten kosten soms veel geld. Stel daarom voor aanvang van de werkzaamheden een financieel plan op, dat u vervolgens continu actualiseert;
Geef daarin zorgvuldig aan welke kosten u mogelijk maakt, zoals reiskosten, portokosten, kantoorbenodigdheden, technische kosten, huisvesting, materialen, arbeidskosten, etc.;
In dit financieel plan vermeldt u natuurlijk ook wat u aan inkomsten verwacht, zoals giften, entreegelden of subsidies.

Waar vind je sponsoren?

Kijk eerst in uw directe omgeving of (grote) bedrijven of vermogende particulieren kunnen passen. Een blik op de gele pagina’s kan erg nuttig zijn;
het is belangrijk dat referenten een duidelijke binding hebben met uw project, vereniging of uw woonplaats;
het is goed om na te gaan of er (nationale) fondsen bereid zijn projecten te ondersteunen.

Hoe contact opnemen met potentiële sponsors?

schrijf een brief waarin u uw plannen uiteenzet en wie er baat bij heeft;
natuurlijk geeft u ook aan hoe het bedrijf u kan helpen: met geld, voordelen in natura of de beschikbaarheid van kennis, arbeid, etc.;
benoem vervolgens wat de sponsor van uw steun zal hebben en wat hij in ruil daarvoor kan verwachten;
daarnaast kunt u achtergrondinformatie of foto’s toevoegen aan het schrijven zodat de sponsor een volledig beeld van uw project heeft;
het is trouwens aan te raden om vooraf te informeren wie binnen het bedrijf het beste aanspreekpunt is voor uw aanvraag;
kom je er niet uit wie de juiste contactpersoon is, stuur dan je brief naar de directie of een hogere in de organisatie.

Indien u binnen twee weken na verzending van de brief nog geen antwoord heeft gekregen, kunt u dit beleefd telefonisch navragen:

of de brief is ontvangen en gelezen;
of het bedrijf al een beslissing heeft genomen om u te ondersteunen of niet;
als de brief niet is ontvangen, bied dan aan om deze opnieuw te verzenden;
misschien kunt u ook een e-mailadres krijgen waarnaar u de brief kunt doorsturen.

Hoe om te gaan met sponsoren?

belangrijk: de sponsor verwacht in de regel iets terug. Hij wil dat zijn gift/donatie bekend wordt en dat zijn gebaar wordt gepromoot; Als u bijvoorbeeld uw project op enigerlei wijze publiceert (in een lokale krant, via een lokaal radiostation), noem dan duidelijk de sponsor;
als de sponsor ook helpt met uitkeringen in natura, kan hiervoor een sticker of poster worden gemaakt, bijvoorbeeld met de vermelding “Met steun van bedrijf XY”;
maar wiens fantasie geen grenzen kent, bespreek uw ideeën altijd vooraf met de sponsor! Sommige bedrijven willen helemaal niet genoemd worden en blijven liever op de achtergrond.

Als uw sponsorverzoek succesvol was

als alles is gelukt, wordt ofwel een levering in natura gedaan ofwel wordt er een geldsom overgemaakt. Vergeet daarom niet in uw brief aan te geven op welke bankrekening het geld kan worden overgemaakt;
u kunt ook overwegen een presentatie te organiseren om uw project te promoten. Er kan ook een vertegenwoordiger van de sponsor aanwezig zijn;
je zou ook journalisten van de lokale krant of andere lokale media kunnen uitnodigen om op dit evenement verslag te doen van je project.

Hoe om te gaan met afwijzingen?

als het bedrijf waarmee u contact opneemt uw sponsorverzoek afwijst, vraag dan beleefd naar de redenen; soms toont de afwijzing de zwakheden van het project of de manier waarop je sponsors wilt aantrekken;
dank u echter voor het in overweging nemen van uw verzoek en het met respect afsluiten.
Belangrijk: geef niet te snel op! Bespreek opnieuw vanaf het begin. Bij wie zou je nog meer terecht kunnen? Hoe zou je de brief beter kunnen verwoorden? Wat zou je nog meer in ruil kunnen bieden?

Lees verder

€