Organiseer een feest, receptie of diner
Organiseer je (voor het eerst) een groot diner, feest of receptie? Als je meer dan 25 of 30 gasten hebt, is het gemiddelde huis te klein en zul je een plek moeten vinden om het te vieren.
Bij het organiseren van een groot feest of receptie komt veel kijken: wie je uitnodigt, waar je het feest organiseert, wat je budget is en meer. Dit artikel geeft een aantal tips en richtlijnen die je kunnen helpen bij het organiseren van een feest.
Gastenlijst: Wie nodig je uit?
Het lijkt zo simpel, maar soms is het heel moeilijk: wie nodig je uit? Zelfs als geld of ruimte geen beperkende factor is, kan het uitnodigen van bepaalde mensen een moeilijke keuze zijn. Probeer bij twijfel criteria in te stellen zoals:
- alle mensen met wie ik het afgelopen jaar heb gesproken
- De hele familie van de eerste en tweede graad, zelfs die tante en oom die ik in 10 jaar niet heb gezien
- Al mijn voormalige klasgenoten, zelfs degenen die niet eens mijn online vrienden zijn
Een richtlijn bij twijfel kan zijn: tenzij je een hekel aan iemand hebt, kun je die persoon gewoon uitnodigen voor je feest of diner. Als de persoon in kwestie niet wil, zal hij besluiten niet te komen. Het initiatief ligt in ieder geval niet meer bij jou, maar bij de gast.
Uitnodigingen voor feestjes versturen
Als u een grote groep wilt uitnodigen voor uw feest, is het een goed idee om uw gasten van tevoren uit te nodigen. Dit kan per e-mail, via een netwerk van vrienden, telefonisch of “ouderwets” met een papieren uitnodiging. Breng uw gasten ruim van tevoren op de hoogte van het feest, 6 tot 8 weken van tevoren is een goede richtlijn. Als je een feest hebt waarbij je het aantal gasten moet opgeven, geef dan in de uitnodiging aan dat ze je van tevoren moeten laten weten of ze komen of niet. U kunt de uitnodiging ook gebruiken om een cadeau-idee te geven. Naast de bekende ‘envelop’ kun je ook een digitale verlanglijst of een telefoonnummer sturen dat cadeau-advies kan geven.
Kosten voor een feest of diner
In veel gevallen speelt de kostprijs een grote rol bij het organiseren van een feest, receptie of diner. De keuze van de locatie, de lengte van het feest, eten en drinken en entertainment zoals een DJ of band bepalen de prijs van het feest of diner. Bij veel feest- en dinerlocaties betaal je een vast bedrag per persoon voor een gekozen menu of buffet. Daarnaast is er meestal een apart bedrag (per uur) nodig om de ruimte te huren. Soms is het mogelijk om een drankje te “uitkopen” en een bepaald bedrag te betalen voor zaalhuur en drankjes.
Tips om te besparen op feestkosten
- Vergelijk prijzen op verschillende locaties. Sommige “toplocaties” kosten twee tot vier keer meer per uur dan de “gemiddelde” locatie.
- Vraag gasten (als cadeau) om een financiële bijdrage aan het feest.
- Beperk de lengte van het feest of diner. Door een korter feest te geven, bespaar je op zaalhuur en ook op drankjes. Voor het diner rekent u op ongeveer 1 uur per gang of 1,5 uur voor een buffet. In de meeste gevallen is 2 uur voldoende voor de receptie, zeker als er na de receptie een feest of diner is.
- Beperk uw keuze aan dranken en/of etenswaren. Een deal met alleen bier, frisdrank is veel goedkoper dan wanneer je gasten ook mixdrankjes, whisky en gin en cognac kunnen bestellen.
Het is in ieder geval aan te raden om verschillende aanbiedingen aan te vragen als u een feest, receptie of diner wilt organiseren. En onthoud: een offerte is een offerte, geen vast bedrag…€