Incasso-overeenkomst aanvragen? Waar moet je aan denken?
Een incasso-overeenkomst voor uw organisatie of instelling biedt u als incassant en uw debiteur meerdere voordelen. Banken bieden twee varianten aan namelijk Incasso Algemeen en Incasso Bedrijven. Het gebruik van dit product is onderhevig aan algemene voorwaarden. Zo zijn afhaaltermijnen en correcte aanlevering van afhaalkavels erg belangrijk. Om de incasso op uw rekening te laten bijschrijven, moet u het bedrag voor de batch en voor de incasso betalen.
Wijzer
- Waarom een incasso-overeenkomst aangaan?
- Welke incassomogelijkheden zijn er en onder welke voorwaarden
- Batch levering en kosten
Waarom een incasso-overeenkomst aangaan?
Bij een incasso-overeenkomst worden bedragen automatisch geïncasseerd bij uw klanten via hun rekeningen ten gunste van uw rekening. De incasso-overeenkomst kan worden gebruikt door organisaties of instellingen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in het handelsregister. Als u alleen een particulier bent, moet u ook een zakelijke klant worden. Een informele vereniging zal een formele status moeten krijgen voordat zij een incasso-overeenkomst kan aangaan.
Met de bank wordt een incasso-overeenkomst gesloten. Aangezien er een financieel risico is (u krijgt het volledige bedrag van de kavel, waarna de bedragen mogen worden geretourneerd), wil de bank informatie van de klant ontvangen. De bank zal via de betreffende bank willen verantwoorden waarom het bedrijf wil incasseren en waarom. Daarnaast wil de bank bij het openen van een incasso-overeenkomst de verantwoording van de klant ontvangen voor:
- Maximaal portobedrag. Dit is het maximaal toegestane incasso-opdrachtbedrag.
- Periodebeperking. Het maximaal toegestane totaalbedrag dat u in een bepaalde periode (uitgedrukt in weken) in incasso-opdrachten kunt indienen.
Welk incassoproduct u ook kiest, u kunt in Nederland en andere Europese SEPA-landen (Single Euro Payments Area) incasseren. Hierdoor kunt u gebruik maken van een efficiënt betaalproduct. De debiteur geeft u toestemming om het bedrag eenmalig of periodiek van zijn rekening af te schrijven. U kunt zelf bepalen wanneer u het geld ontvangt.
Incassoproducten worden door de grote banken bij hun eigen naam genoemd. ABN/AMRO gebruikt SEPA Incasso, Rabobank gebruikt Euro-incasso en ING gebruikt de naam European Incasso.
Welke incassomogelijkheden zijn er en onder welke voorwaarden
Banken bieden twee varianten aan, waarmee u de meest geschikte variant voor uw betalingssysteem kunt bepalen.
Collectie Algemeen
(SEPA Incasso Algemeen, Euro-incasso, Standaard Europese Incasso)
Voor eenmalige of terugkerende betalingen van particulieren en zakelijke relaties. De betaler heeft de mogelijkheid om een terugbetaling te ontvangen.
Inzamelbedrijven
(SEPA-incasso Zakelijk, Zakelijk Euro-incasso, Zakelijk Europa-incasso)
Voor eenmalige of terugkerende betalingen uit zakelijke relaties. De betaler kan de betaling niet intrekken. Daarom moet de betaler vooraf aan zijn bank aangeven dat hij de machtiging goedkeurt, anders wordt de automatische incasso niet verwerkt. Dit product kan worden gebruikt als u als schuldeiser uw klant kunt doorverwijzen. Er kan ook een korting worden gegeven om de klant aan te moedigen dit te doen. Banken zijn niet verplicht deze orders te accepteren.
| verschillen tussen de twee varianten | Collectie Algemeen | Inzamelbedrijven |
|---|---|---|
| type debiteur | privé en zakelijk | voor zaken |
| aflossingstermijn (ongeacht de reden) | 8 weken | 0 dagen |
| aflossingstermijn (onterechte incasso) | 13 maanden | 0 dagen |
| debiteurenregistratievergunning | nee | Ja |
Banken kunnen de incasso Incasso Algemeen binnen vier dagen na uitvoering weer intrekken. De meest voorkomende reden dat een bank opzegt, is onvoldoende saldo. Bij een saldotekort handelen banken met incasso’s anders. De bank kan ervoor kiezen om de incasso direct te weigeren of eerst af te schrijven, maar als het saldo binnen vier werkdagen niet voldoende is, overgaan tot opzegging. Bij Incasso Bedrijven heeft de bank maar twee dagen om terug te betalen.
Regels toegevoegd voor het gebruik van Incasso Algemeen/Bedrijven. U dient een aanvraag in bij uw bank. Na het stellen van de limieten en overeenstemming met de bank kunt u een incasso-overeenkomst aangaan. Uw administratie- en incassosoftware dient hiervoor geschikt gemaakt te worden. U dient dan een machtigingsformulier in (uw model of standaard). Bij Bedrijven Incasso moet de machtiging ook worden geregistreerd bij de bank van uw klant.
Vervolgens verzamelt u autorisaties van uw klanten en slaat u deze digitaal op in uw administratie. U informeert uw klanten wanneer er een bedrag van hun rekening wordt afgeschreven. U moet incasso-opdrachten aanmaken en deze indienen bij uw bank, waarna uw bank de incasso-opdrachten doorstuurt naar de banken van uw klanten. Deze banken schrijven de aangegeven bedragen op de afgesproken datum af van de rekeningen van de klant en maken deze over naar uw bank. Dan ontvang je dit geld op je rekening.
Wat zijn de voordelen voor u als schuldeiser:
- U ontvangt uw betalingen op het afgesproken tijdstip.
- Bij Bedrijven Incasso weet u binnen twee werkdagen of de incasso definitief is.
- Incasso van uw vorderingen in alle SEPA-landen op dezelfde manier.
- De klant autoriseert je één keer, waarna je de rekening van de klant kunt belasten.
- U bespaart porto- en bankkosten. Uw klant betaalt op tijd en u hoeft geen herinnering te sturen.
- Voor incasso’s in binnen- en buitenland is slechts één rekening nodig.
Wat zijn de voordelen van uw debiteur:
- U hoeft zich geen zorgen te maken over het op tijd betalen van de claim als er voldoende ruimte op de rekening is.
- Als hij niet akkoord gaat met de afschrijving, heeft hij acht weken de tijd om het bedrag terug te betalen (Incasso General).
- Houd controle over uw rekening door u de mogelijkheid te geven om (doorlopende) incasso’s vooraf te weigeren of achteraf terug te boeken.
Batch levering en kosten
Er zijn bepaalde incassotermijnen waar u rekening mee moet houden. Bijvoorbeeld wanneer de klant moet weten dat u gaat afhalen en wanneer u een bestelling bij de bank moet plaatsen. Door een incassobatch in te dienen bij de bank, wordt het totaalbedrag van de batch op uw rekening bijgeschreven. Een mislukte incasso wordt opnieuw afgeschreven. Aan het aanleveren van incassodossiers zijn een aantal belangrijke voorwaarden verbonden. De limieten uit de incasso-overeenkomst moeten in acht worden genomen, het bedrag moet in euro’s worden aangegeven en de machtigingsgegevens moeten aanwezig zijn.
Afhankelijk van de bank (11-2017) betaalt u € 1,00 – € 2,00 per kavel om de automatische incasso op uw rekening te krijgen en betaalt u € 0,10 – € 0 voor de automatische incasso. ,11. Wanneer de transactie via Equens CPS verloopt, zijn de bedragen iets hoger. De kosten voor het afsluiten van een incassoovereenkomst verschillen per bank en variëren van EUR 0,00 tot EUR 20,00 per maand.
Bij terugboeking betaal je tussen de € 0,35 en € 0,40, afhankelijk van de bank. Als de betaler klaagt dat het verkeerde bedrag in rekening is gebracht of dat er helemaal geen autorisatie is gegeven, en dit bericht wordt gegeven, wordt voor elk verzoek een bedrag tussen € 55,00 en € 60,00 in rekening gebracht.€