Hoe schrijf je een sponsorbrief?
Jammer dat geld niet aan bomen groeit. Als dat zo is, kunt u gewoon zaaien, regelmatig water geven en uw onderneming kan zichzelf financieren. Maar soms kunnen we niet anders dan ons tot externe geldschieters wenden voor een goed doel of een ander project dat gepromoot moet worden. Een pakkende sponsorbrief is hiervoor ideaal. Hoe zorg je ervoor dat zo’n brief niet overkomt als een gewone bedelbrief.
Sponsorbrieven kunnen helpen met dringend benodigde fondsen
Bent u een particulier en wilt u gewoon geld van iemand ontvangen, dan kunt u besparen op papier en portokosten. Dit zijn pure bedelbrieven en kunnen niet als gesponsorde brieven worden beschouwd. Ben je daarentegen aangesloten bij een organisatie of vereniging, dan heb je een goede kans om via sponsoren de benodigde gelden op te halen. Vooral als de gesponsorde fondsen een belastingaftrek bieden en de vereniging bereid is een kwitantie te verstrekken. Voor bedrijven kan het interessant zijn. En toch is het goed om te weten dat er nu een heel goed alternatief is voor sponsoring in zijn traditionele vorm.
Welke potentiële kredietverstrekkers benaderen met een sponsorbrief?
- In principe moet u alleen goed geleide bedrijven benaderen als toekomstige sponsors. Bedrijven die uitstel van betaling hebben aangevraagd of op de rand van faillissement staan, blijven zeker niet met geld zitten;
- Doe je huiswerk: leer meer over het bedrijf dat je wilt aanspreken en onderzoek welke organisaties en bedrijven het beste bij je evenement passen. Een scheermesfabrikant vragen om een carrièrebeurs voor vrouwen te sponsoren is misschien niet zo gepast;
- Schrijf daarnaast alleen die bedrijven aan die echt geïnteresseerd zijn in wat je doet of in ieder geval dezelfde doelgroep met hun producten bedient. Als u bijvoorbeeld fondsen zoekt voor een sportclub of sportevenement, dan zijn fabrikanten van sportartikelen of kledingbedrijven redelijke kandidaten. Om sponsors te zoeken voor een lokaal dierenasiel, moet u eerst een sponsorbrief opstellen voor voedselfabrikanten of hondenleveringsbedrijven.
Stel je doelgroep voor
Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het beschrijven van uw bezoekers:
- Hoeveel mensen verwacht je?
- Hoe oud zijn uw bezoekers?
- Waar komen ze vandaan?
- Hoe rijk zijn ze?
- Wat zijn hun interesses?
Deze informatie is zeer interessant en waardevol voor uw sponsor.
Beschrijf uw activiteiten of evenement zo gedetailleerd mogelijk
- Wat is het doel?
- Waar, wanneer en hoe vaak gebeurt het? Waarom moeten bezoekers naar je evenement komen?
- Wie treden de sprekers of artiesten op tijdens uw optreden?
- En waarom ben je betrouwbaar, betrouwbaar en kredietwaardig als organisator of bestuurslid?
Inhoud van de sponsorbrief
De sponsorbrief kan per e-mail of brief worden verzonden. Schrijf in ieder geval niet meer dan één A4-pagina, want te veel inhoud zal uw potentiële sponsor ontmoedigen:
- Schrijf aan het begin van uw sponsorbrief iets over uw vereniging of organisatie. Vermeld hoe lang u al in het bedrijfsleven zit en welk succes u de afgelopen jaren heeft behaald. Hoe bekender je als organisatie bent, hoe korter de introductie zou moeten zijn. Het enige dat telt is dat de ontvanger weet waar hij mee te maken heeft;
- Beschrijf vervolgens het project waarvoor u geld of materialen nodig heeft. Wees open over of je een financiële bijdrage nodig hebt, of het kan gaan om materiaal zoals trainingspakken of hondenvoer. Als de sponsor ook zelf iets kan kiezen, voelt hij zich meestal niet zo overweldigd;
- Aan het einde van de sponsorbrief staat het belangrijkste onderdeel: waarom heb je voor deze specifieke sponsor gekozen en vooral, wat levert het de sponsor op als hij geld doneert of materiaal beschikbaar stelt? Onthoud altijd dat tegenwoordig niemand iets voor niets doet als hij er geen zin in heeft. En het is ook nog eens heel legaal. Verplaats u dus even in de positie van de ontvanger van de sponsorbrief. Bedenk voor jezelf of je genoeg geld zou hebben (ook al is het soms moeilijk voor te stellen), waarom je geld aan een ander zou geven en wat je daarvoor terug zou willen. Roem? Een reclameblok? Goede pers? Goed gevoel? Of gewoon een kwitantie voor de belastingdienst?
De brief van een sponsor mag niet in tranen zijn
Een sponsorbrief mag de traanklieren niet triggeren. Een CEO heeft meestal al genoeg problemen. Als je een kans wilt krijgen, kun je maar beter positieve gevoelens over het bedrijf uiten.
Vul de zinnen als “Stel je voor hoe…”
- “… de kleintjes zullen stralen”;
- “…uw bedrijf wordt positief genoemd in de pers”;
- “…je kunt later zeggen, het zou niet mogelijk zijn geweest zonder mij”.
Als het je lukt om de ondernemer een goed gevoel te geven, dan heeft de sponsorbrief de wereld veroverd. En dan doen deze sponsorwervingstips de rest.
Toon uw dankbaarheid aan sponsors
Bied potentiële kredietverstrekkers gratis toegang of VIP-tickets aan voor uw evenementen of activiteiten. Sponsordiners zijn ook een goede manier om uw waardering te tonen. Je zou niet geloven hoeveel organisatoren om donaties vragen en geen extra voordelen bieden naast het plaatsen van logo’s en posts op sociale media.
Tijd is geld
Niet iedereen heeft tijd om de volledige pagina van de brief te bekijken. Zeker niet de grote sponsors die elke dag meer aanvragen krijgen voor dergelijke sponsors. Wees dus precies en kort!
Wees uiteindelijk nederig
Als je jezelf presenteert, probeer jezelf dan op elke pagina zo goed mogelijk te presenteren. En dat is ook goed. Je wilt tenslotte iemand overtuigen. Maar wees aan het einde nederig en nederig en eindig uw verzoek altijd met “Dank u”!€