Vraag Over

Alle antwoorden

De strijd tegen wanbetalers: 5 gevaren die je zeker moet vermijden

De strijd tegen wanbetalers: 5 gevaren die je zeker moet vermijden

Het gebeurt steeds vaker: bedrijven komen in de problemen doordat klanten niet op tijd betalen en rekeningen blijven opduiken. “Omzet is pas omzet als de rekening betaald is”, zegt een oud gezegde. Het vermijden van wanbetalers is waarschijnlijk een utopie: ze zullen er altijd zijn, en vroeg of laat heb je ze op je been. Maar u herkent wel de gevaren om risico’s en schade aan uw onderneming zoveel mogelijk te beperken en te voorkomen. Veel hangt af van een goede organisatie en efficiënt debiteurenbeheer. Je ogen open houden voordat je een nieuwe klant aanneemt of overleggen met Graydon kan ook helpen. Met welke 5 gevaren wordt uw bedrijf geconfronteerd?

Wanbetalers vermijden: 5 gevaren

In moeilijke economische tijden kan bijna elke handelaar hierover klagen: het aantal niet-betalende klanten neemt jaar na jaar toe. Wat je ook doet, je kunt de wanbetaler nooit helemaal uit je klantenbestand verwijderen.

Wel kunt u het risico en gevaar van wanbetalers zoveel mogelijk beperken. Bepaalde voorzorgsmaatregelen en praktijken zijn essentieel voor een gezond zakelijk debiteurenbeheer.

Betalings- en leveringsvoorwaarden zijn niet duidelijk vermeld

Voorwaarden

Zorg ervoor dat uw algemene voorwaarden en uw facturen correct en legaal zijn. Neem hiervoor contact op met een specialist. De algemene voorwaarden vermeldt u best niet alleen op het bestelformulier, maar ook op de factuur en op de website van uw bedrijf.

Kosten

Geef aan dat u nalatigheidsrente in rekening brengt als de klant de rekening niet op tijd betaalt. Op die manier is de kans groter dat hij zijn verplichtingen nakomt en kunt u de verliezen die uw bedrijf lijdt door te late betalingen doorberekenen.

U kunt ook incassokosten in rekening brengen. De leverancier heeft wettelijk recht op een vergoeding van minimaal veertig euro voor extra inspanningen bij het innen van de factuur. Om een ​​hoger tarief in rekening te kunnen brengen, kunt u dit het beste in de algemene voorwaarden vermelden.

Beperk klachten

Het is ook een goed idee om in uw servicevoorwaarden te specificeren dat uw klanten slechts voor een beperkte periode klachten kunnen indienen. Als u dit niet doet, zullen sommige wanbetalers valse klachten indienen bij het verzenden van herinneringsbrieven om de betaling uit te stellen.

Onderzoek uw klant niet voordat u zaken doet

Bij een nieuwe klant weet je nooit zeker wat je binnen gaat brengen en wat voor vlees je in de kuip hebt. De prospect kan even sympathiek en scherpzinnig zijn, uiteindelijk kan blijken dat u te maken heeft met een slechte betaler.

Raadpleeg Graydon

Door u te abonneren op bedrijven als Graydon of Coface Services, kunt u controleren of uw potentiële klant financiële problemen heeft. Als hij een probleem heeft, is de kans klein dat hij uw rekening correct betaalt. Als u twijfelt aan de financiële draagkracht, kunt u bijvoorbeeld een voorschot vragen of een maximumbedrag per bestelling instellen.

Bekijk de financiële overzichten van uw prospect. Heeft het bedrijf een positief eigen vermogen? Een gezond bedrijf heeft meer inkomsten dan uitgaven. Controleer of het bedrijf cashflow-positief is. U krijgt de cashflow door afschrijvingen toe te voegen aan de nettowinst van het boekjaar. Systematisch negatieve cashflow zonder verklaring (bijvoorbeeld bijzonder grote investeringen) kan uiteindelijk leiden tot het faillissement van de onderneming.

Een goede indicator is ook de liquiditeitsratio van de onderneming (“current ratio”). Graydon vermeldt deze verhouding in zijn bedrijfsrapport. De indicator van een gezond bedrijf ligt boven de 1,2. Als het 1 of minder is, is het onwaarschijnlijk dat deze klant op tijd betaalt. Als de ratio lager is dan 0,65, heeft het bedrijf zelfs met zeer ernstige liquiditeitsproblemen en dus vrijwel zeker betalingsproblemen te maken.

Bezoek de potentiële klant ter plaatse

Door een potentiële nieuwe klant ter plaatse te bezoeken voordat u een deal met hen sluit, kunt u veel leren door uw ogen en oren open te houden.

Hoe zit het met de infrastructuur en het machinepark van het bedrijf? Is alles nieuw en modern of hopeloos achterhaald? Hoe is de sfeer in het bedrijf? Lijkt de manager deskundig en serieus?

Niet direct of persoonlijk genoeg zijn

Beheer van debiteuren

Systematisch en zorgvuldig controleren van factuurbetalingen is essentieel voor een gezond bedrijf. Houd de vervaldatums bij in het programma of indien nodig handmatig in het bestand. Reageer ongeveer vijf dagen nadat de betaling is voldaan.

Een persoonlijke benadering

Een standaard onpersoonlijke herinneringsbrief werkt niet zo goed. Onderteken de herinnering altijd persoonlijk. Stuur herinneringsbrieven om schriftelijk bewijs te krijgen van ondernomen acties, maar neem ook een persoonlijke benadering om uw kansen op succes te vergroten.

Informeer de klant per e-mail of telefoon waarom ze niet betalen. Betwist hij de rekening maar betaalt hij niet? Of betaalt hij niet omdat hij het niet eens is met de inhoud van de rekening?

stille acceptatie

Directe actie is ook belangrijk omdat er zoiets bestaat als ‘stilzwijgende acceptatie’. Als u een klant voortdurend laat betalen, zonder specifiek protest of herinneringsbrieven van u, kan de rechter dit beschouwen als stilzwijgende instemming met de vertraging. Bovendien plaatst u uzelf in een zwakke positie en maakt u het uzelf daardoor extra moeilijk om bij de volgende rekening een correcte betaling te eisen.

Als u merkt dat de klant niet reageert op uw e-mails of telefoontjes, kunt u het beste direct een aangetekende brief sturen. Stop in de tussentijd met verzenden.

Door consequent niet aan uw voorwaarden te voldoen

Als in uw algemene voorwaarden staat dat u vertragingsrente in rekening brengt, doe dat dan systematisch. U runt een bedrijf, geen liefdadigheidsinstelling.

Als u ‘uw goed hart wilt tonen’, tevreden bent met alleen de hoofdsom en afziet van de rente, zal uw klant de volgende keer eerder geneigd zijn te laat te betalen. Hij weet immers dat hij niet bang moet zijn voor extra belangen bij jou.

Uw eisen verlagen

Stuur geen brieven die “eerste herinnering” of “eerste herinnering” bevatten. De boodschap die je op deze manier overbrengt is dat je cliënt nog even de tijd heeft want de herinneringen zullen volgen. Je maakt een claim, maar ondermijnt die tegelijkertijd meteen zelf.

Wees vastberaden en duidelijk, maar dreig in de eerste brief nog niet met actie. Gebruik geen negatieve woorden zoals ‘probleem’ of ‘standaard’.

Het is altijd mogelijk dat uw klant deze keer de betaling gewoon uit het oog is verloren. Voorkom dat u meteen een slechte relatie met uw klant opbouwt wanneer dit misschien niet nodig is. Stuur maximaal drie herinneringen.

Koppige wanbetalers houden geld in hun zakken / Bron: Jakob F, Pixabay

Wat als bovenstaande tips niet hebben geholpen?

Wat je ook probeert, soms is het onvermijdelijk: je zit vast met een wanbetaler en verliest ze liever dan dat je rijk wordt. Wat nu?

Incassobureau

Als aangetekende brieven ook niet helpen, moet u uiteindelijk een bemiddelaar, incassobureau of advocaat inschakelen.

Afscheid nemen van de niet-betaler

Wanneer u te maken heeft met een klant die consequent niet betaalt, is soms de beste oplossing om afscheid te nemen van de klant. Dit kunt u natuurlijk alleen doen als deze klant niet teveel van uw omzet genereert.

Het is beter om een ​​klant te verliezen die niet begrijpt dat ze moeten betalen voor de diensten die ze leveren, omdat ze uw cashflow en uw bedrijf verpesten. Uw bedrijf is geen bank. Of, zoals ze in de Verenigde Staten zeggen: “Het is nooit te laat om afscheid te nemen van slechte klanten.”

De tijd die u nu verspilt aan het achtervolgen van niet-betalende en probleemklanten, kunt u beter besteden aan het vinden en werven van nieuwe en interessantere klanten.

factoring

U kunt ook de factoringserviceprovider bellen voor verdere facturering. Ook hiervoor kunt u bij sommige banken terecht. Een factoringmaatschappij handelt debiteuren voor u af. Het zal veel werk vergen en u veel tijd kunnen besparen.

Vaak kunt u bij een factoringmaatschappij ook een voorschot op uw facturen krijgen. Dan krijgt u al vijftig of vijfenzeventig procent van de uitgeschreven facturen. Ondertussen blijft het bedrijf uw klant pushen om te betalen.

Zo’n dienst kost natuurlijk veel geld. Daarom is het meestal alleen een interessante formule voor bedrijven die al een groot klantenportfolio hebben opgebouwd en een aanzienlijke omzet genereren. Alleen dan wegen de kosten op tegen de baten en wordt factoring een effectief wapen tegen wanbetalers.

Lees verder

€